Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word 2010

Sebelum kita masuk bagaimana cara membuat mail merge maka kita harus tau dulu apa itu mail merge. MAIL MERGE adalah surat massal, biasanya digunakan untuk membuat surat, sertivikat, undanggan yang berjumlah besar.
dengan fasilitas mail merge di microsoft word ini kita hanya perlu membuat satu dokumen induk dan database sehingga bisa mencetaknya berulang kali sebanyak database yang dimasukkan.

Langkah - langkah membuat mail merge :

1. Klik pada menu Mailings > Start Mail Merge. Akan muncul pilihan di sisi kanan, pilih Letters > Next : Starting document.
2. Kemudian pilih: Use the current document > Next: Select Recipients
3. Karena kita belum membuat daftar nama penerima dan akan membuat yang baru, maka pilih: Type a new list > Create. Akan muncul jendela New Address List. Pada tahap ini telah disediakan data default antara lain Title, First Name, Last Name, dst. Karena kita hanya akan mengisi nama dan asal sekolah, maka kita akan menghapus semuanya dan membuat yang baru. Klik Customize Columns.
4. Hapus semua yang ada di Field Names menggunakan tombol Delete.
5. Kemudian tambahkan Nama-nama yang kita perlukan seperti : nama, alamat dll dengan mengklik tombol Add.
6. Kemudian klik OK.
7. Sekarang kita dapat mengisi data Nama dan Alamat, untuk menambahkan data klik New Entry. Cobalah isi beberapa data agar nanti dapat terlihat efek dari Mail Merge.
8. Jika sudah selesai mengisi data, klik OK dan akan muncul jendela pengatan untuk menyimpan file list nama ini, sebagai contoh kita simpan dengan nama daftar_nama, klik Save.
9. Langkah terakhir akan muncul jendela konfirmasi nama dan asal sekolah yang kita isi tadi. Di sini kita dapat memilih nama-nama yang akan kita gunakan dengan memberi tanda check, klik OK.
10. Untuk menggabungkan daftar nama yang telah kita buat ke dalam sertifikat tadi, letakkan kursor di mana kita ingin nama peserta muncul, kemudian pada menu Mailings klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
11. Lakukan hal yang sama untuk alamat 
12. Untuk menampilkan nama dan alamat dari daftar yang kita buat tadi, klik Preview Result, sehingga muncul nama dan alamat yang sesuai. Anda dapat menggunakan tombol panah ke kiri dan kanan untuk berpindah antar nama.
13. Sampai di sini, kita sudah berhasil membuat Mail Merge pada Microsoft Word. Untuk mencetak seluruh nama-nama tadi, kita tidak perlu menekan tombol print berulang-ulang, cukup dengan satu klik kita dapat mencetak semuanya. Pada bagian Finish & Merge pilih Print Documents.
14. Kita dapat mencetak seluruh dokumen sesuai banyaknya nama yang kita isi (All), mencetak nama yang sedang muncul (Current record) atau mencetak pada nomor urut tertentu.

Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word ini sangat bermanfaat bagi kita, semoga tutorial singkat ini juga dapat bermanfaat bagi Anda. Terima kasih.
Untuk lebih jelasnya bisa lihat video tutorialnya dibawah ini :

https://www.youtube.com/watch?v=BlYCSyJePXY